IntipSeleb – Erat kaitannya dengan pekerjaan kantoran, sekretaris secara umum merupakan profesi yang bekerja di bidang administratif dan membantuk atasan untuk mengurus hal-hal yang bersinggungan dengan administrasi.
Beberapa tugas sektretaris pribadi yang biasa dilakukan antara lain mengatur agenda atasan, mengetik, mengurus dan menata dokumen, menjadi perantara dengan pihakluar, mempersiapkan dan mencatat hasil rapat, dan masih banyak lagi.
Meski memiliki pekerjaan yang mirip, sekretaris pribadi tidak sama dengan personal asisten. Sekretaris bertanggung jawab terhadap perusahaan, sementara personal asisten hanya bertanggung jawab pada atasan yang mempekerjakan dirinya.
Walau begitu, banyak juga sekretaris pribadi yang membantu atasan untuk mengurus hal-hal personal yang berkaitan dengan pekerjaan. Maka tak heran jika profesi ini memerlukan etika dasar dan penggunaan bahasa yang tepat lantaran sekretaris merupakan cerminan atasan.
Dengan tugas dan pekerjaan seperti yang disebutkan di atas, banyak orang yang berpikiran bahwa karier sekretaris mentok hanya sampai di situ saja, sampai kapanpun akan terus menjadi sekretaris.
Padahal, sekretaris pribadi yang mempunyai banyak pengalaman dan keterampilan teknis, seseorang tidak hanya menguasai masalah administratif saja. Sekretaris pribadi juga memiliki kemampuan organizer, humas hingga keuangan.
Hal tersebut memungkinkan seorang sekretaris pribadi untuk diberi tanggung jawab yang lebih besar, jadi tetap ada potensi untuk pengembangan karier atau alih profesi ke bidang lain.
Tips Menjadi Sekretaris Pribadi
Untuk memiliki peluang karier yang baik sebagai sekretaris pribadi, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan. Berikut ini tips menjadi sekretaris pribadi dirangkum dari berbagai sumber.
1. Pahami Kebutuhan Atasan
Sekretaris pribadi adalah garda terdepan dari atasannya sehingga penting bagi mereka untuk memenuhi sepenuhnya tujuan dan kebutuhan atasan mereka. Ini termasuk memahami gaya kerja, harapan, dan batasan atasanmu.
Sama halnya seperti partner yang mengumpulkan banyak informasi seiring berjalannya waktu, kamu juga perlu melakukan percakapan jujur dengan atasanmu tentang ekspektasinya.
2. Detail
Saat menyampaikan pesan untuk atasanmu, gunakan pertanyaanmu secara efektif untuk menelusuri inti permasalahan. Mengajukan pertanyaan ‘apa’, ‘siapa’, ‘mengapa’, ‘di mana’, dan ‘kapan’ akan membantumu menyampaikan pesan komprehensif yang dapat ditindaklanjuti atasanmu tanpa harus membalas telepon.
Jika kamu menempatkan dirimu pada posisi atasanmu saat menyampaikan pesan dan menanyakan semua pertanyaan yang mungkin dia tanyakan, kamu juga akan mencegah pertemuan yang tidak perlu.
3. Memahami Visi Perusahaan
Penting bagimu untuk memahami visi dan misi atasan atau perusahaan tempatmu bekerja. Faktor-faktor ini berdampak pada pengambilan keputusan atasanmu dan perusahaan secara luas. Memahami visi dan misi akan membantumu mengambil keputusan yang tegas atas nama atasanmu.
4. Minta Bimbingan Atasan
Mintalah atasanmu untuk membimbingmu dalam bidang bisnis tertentu, terutama jika kamu baru mengenal organisasi tersebut. Hal ini akan mendorong kerja tim yang lebih baik dan membantu atasanmu memahami tantangan dan kesenjangan dalam pemahamanmu tentang bisnis.
5. Solutif
Selalu berikan solusi yang memungkinkan ketika menyampaikan pesan kepada atasan kamu tentang suatu masalah. Atasanmu punya cukup banyak kekhawatiran, jadi jika kamu bisa menawarkan solusi, itu akan mengurangi tekanan pada atasanmu.
Menjadi seorang sekretaris pribadi yang solutif dan memiliki sejuta solusi di kepala untuk menghadapi setiap masalah tentu menjadi poin plus di mata pasangan.
6. Jadi Pengingat Atasan
Sebagai sekretaris yang baik, milikilah ingatan yang baik dan simpanlah banyak informasi penting dengan baik. Atasanmu mungkin melupakan banyak hal karena kesibukannya, tugasmu adalah mengingatkannya agar pekerjaan dan kehidupannya berjalan lancar.
Kamu mungkin juga bisa mengingat informasi pribadi atasanmu, misalnya seperti tanggal lahir pasangan atasanmu untuk mengingatkan dan mengatur jadwalnya.
7. Kembangkan Skill Secara Berkelanjutan
Jangan biarkan dirimu abai untuk melakukan pelatihan dan pengembangan, atau untuk promosi. Tetapkan tujuan untuk pengembanganmu dan beri tahu atasan apa yang diperlukan untuk memastikan bahwa kamu memiliki skill terkini dalam profesimu.
Dengan melakukan pengembangan skill secara berkelanjutan, kamu akan menyadari betapa perlunya ide-ide baru dalam peranmu untuk memastikan efektivitas profesionalmu.
Dengan skill yang terus berkembang, kamu bisa naik jabatan dari sekretaris pribadi ke peran yang sekretaris eksekutif senior yang tentunya membutuhkan keterampilan yang lebih baik lagi.
Nah, itulah sederet tips menjadi sekretaris pribadi yang perlu terapkan untuk mengembangkan skill dan memperluas peluang kariermu di bidang ini. Semoga bermanfaat!
