IntipSeleb – Jika mendengar soal profesi personal asisten, banyak orang mungkin akan mengaitkannya dengan personal asisten artis. Padahal, peluang karier personal asisten sangat luas, lho.
Seorang personal asisten bisa bekerja di perusahaan, publik figur, selebgram, dan masih banyak lagi peluang kerja personal asisten.
Untuk memahami lebih jauh soal profesi ini, yuk simak informasi selengkapnya tentang personal asisten, jenis-jenis personal asisten hingga jenjang karier personal asisten berikut ini!
Personal Asisten
Personal asisten kerap diartikan sama dengan sekretaris. Padahal, sekretaris cenderung bekerja untuk sebuah tim atau departemen, sementara personal asisten biasanya bekerja untuk individu.
Pada dasarnya, personal asisten atau asisten pribadu merupakan seseorang yang bertugas sebagai tangan kanan atau orang kepercayaan orang yang memiliki jabatan tinggi atau kesibukan tertentu.
Secara umum, PA bertugas untuk membantu seseorang untuk menyelesaikan tugas-tugas, baik itu pekerjaan profesional hingga urusan pribadi yang lebih personal.
Keberadaan asisten pribadi diharapkan dapat meringankan beban kerja atasan yang kurang mendesak, sehingga mereka bisa lebih fokus dengan pekerjaan lain yang esensial dan strategis.
Misalnya, PA yang bekerja untuk seorang CEO di perusahaan. Ia bertugas mengelola buku harian serta pertemuan dan janji temu, serta mengatur akses pertemuan dengan pihak eksekutif.
Selain itu, PA juga bekerja sama dengan staff manajerial perusahaan untuk mengerjakan tugas yang sifatnya administratif dan kesekretariatan.
Jenis Personal Asisten
Sebagai sosok yang bekerja untuk individu, pekerjaan PA tentunya menyesuaikan dengan bidang atasannya. Dalam praktiknya, personal asisten memiliki beberapa jenis, di antaranya:
1. Private Personal Assistant
Private personal assistant bertugas mengurus hal-hal yang sifatnya personal dari atasannya. Jenis personal asisten ini akan membantu atasan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, mulai dari mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga dan mengatur jadwal pertemuan dengan rekan kerja.
Jasa seorang private personal assistant biasanya dibutuhkan oleh banyak orang dari berbagai kalangan, mulai dari manajer, ibu rumah tangga, dan lainnya.
2. Personal Assistant Artist
Jenis personal asisten ini tentu merupkan gambaran yang ada di kepala banyak orang ketika mendengar soal profesi ini. Sebab, sudah menjadi rahasia umum bahwa seorang artis atau publik figur selalu memiliki personal assistant.
PA harus siap sedia menemani atasan selama 24 jam dari satu lokasi ke lokasi syuting atau acara lainnya. Selain itu, asisten pribadi juga harus siap berhadapan dengan wartawan, staf televisi, hingga fans.
3. Personal Assistant Eksekutif
Berbeda dengan jenis personal asisten lainnya, PA eksekutif menjalankan tugas untuk atasan yang bekerja di bidang bisnis atau orang penting lainnya, misal CEO atau direktur.
Oleh sebab itu, PA eksekutif dituntut untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang perusahaan. Tidak hanya itu, mereka juga harus menguasai betul siapa orang-orang penting lainnya dalam perusahaan.
Tugas Personal Asisten
Seperti yang sudah banyak diketahui, personal asisten bertugas membantu seseorang berjabatan tinggi untuk mengurus hal-hal yang kurang mendesak.
Asisten pribadi juga memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda tergantung dari atasan mereka. Akan tetapi, secara umum tugas dan tanggung jawab, di antaranya:
1. Mengatur jadwal atasan
Tugas personal asisten yang pertama adalah mengatur jadwal atasan. Sebagai PA, seseornag harus bisa mengatur berbagai jadwal atasan, mulai dari pertemuan dan rapat penting agar tidak terjadi bentrokan jadwal.
2. Menjadi perantara komunikasi antara atasan dan klien
Tugas personal asisten juga bekerja sebagai perantara kontak antara atasan dengan pihak lain, seperti rekan kerja, klien atau divisi lain di internal perusahaan. Oleh sebab itu, salah satu tugasnya adalah menjadi perantara komunikasi atasan yang paling efektif.
3. Mengorganisir dokumen
Tugas personal asisten lainnya adalah mengarsipkan dan mengorganisisr dokumen-dokumen penting atasan. Biasanya, hal ini berkaitan dengan dokumen perjalanan yang akan dilakukan, berkas proyek atau dokumen-dokumen kerja sama.
4. Mengatur pertemuan
Selain itu, tugas personal asisten yang lain adalah mengatur pertemuan atasan, mulai dari mengatur ruang pertemuan hingga memastikan semua akomodasi rapat sudah lengkap.
Sebelum memulai rapat, seorang aspri wajib memastikan seluruh komponen rapat sudah siap dengan fasilitas yang aman dan nyaman.
5. Membuat notulensi
Tugas personal asisten yang terakhir adalah membuat notulen tentang jalannya rapat dan melaporkannya kepada atasan. Dalam hal ini, ia bekerja sama dengan asisten perusahaan terkait.
Skill Personal Asisten
Menjadi tangan kanan atasan, seorang personal asisten tentu harus memiliki skill-skill khusus untuk menangani semua pekerjaan dengan baik. Berikut ini beberapa skill personal asisten yang wajib dimiliki, di antaranya:
1. Kemampuan manajemen waktu
Dalam banyak bidang pekerjaan, manajemen waktu adalah skill penting yang wajib dimiliki. Manajemen waktu maksudnya adalah kemampuan untuk mengatur dan merencanakan cara membagi waktu dengan perhitungan yang jelas dan cerdas agar pekerjaan atasan berjalan efektif.
Seorang personal asisten tidak hanya bertanggung jawab atas waktu mereka sendiri, tapi juga mengelola waktu atasan agar pekerjaan terselesaikan dengan baik.
2. Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis
Sebagai personal asisten, kamu akan terus berkomunikasi dengan atasanmu dan berbagai pihak ketiga terkait, seperti klien dan rekan kerja. Maka, kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif adalah salah satu skill personal asisten yang wajib dimiliki. Sebab, komunikasi adalah kunci.
3. Menguasai teknologi
Skill personal asisten selanjutnya adalah menguasai teknologi dan kemampuan komputer. Artinya, seorang asisten harus bisa mengelola spreadsheet, mengatur file, mengatur buku harian digital, dan menggunakan perangkat lunak pemesanan online.
4. Teliti
Ketelitian dan perhatian pada hal-hal kecil akan sangat membantu pekerjaanmu jika kamu adalah seorang personal asisten. Sebab, dengan bersikap teliti akurasi pekerjaanmu lebih terjamin. Skill ini akan membantumu mendeteksi hal sepele yang kemungkinan berdampak besar nantinya.
5. Bisa menjaga rahasia
Penting bagi seorang personal asisten untuk bisa dipercaya dan menghargai etika dalam pekerjaan mereka. Asisten pribadi sering kali menerima semua informasi penting terkait majikan, mulai dari kata sandi media sosial, informasi kartu kredit, dan akses email.
Maka dari itu, penting bagi seorang PA untuk bisa berlaku jujur dan tidak menyalahgunakan akses mereka terhadap hal-hal pribadi seorang atasan.
Jenjang Karier Personal Asisten
Jenjang karier personal asisten tentu sangat menjanjikan. Apabila seorang PA mampu meningkatkan kemampuan dalam hal pengetahuan bisnis dan administrasi, kamu bisa menjadi PA eksekutif atau sekretaris dalam perusahaan.
Gaji personal asisten juga tidak bisa diabaikan, lho. Meski rentang nominalnya berbeda-beda tergantung dengan siapa kamu bekerja. Namun, keuntungan seorang personal asisten tidak hanya didapatkan dari gaji semata, melainkan juga pengalaman atau kesempatan ke luar negeri untuk mendampingi atasan.
Sebagai contoh, Raffi Ahmad dan Nagita Slavina. Pasangan artis Indonesia tersebut kerap membawa serta para asisten pribadinya setiap kali traveling atau ada urusan pekerjaan di luar negeri. Tentu itu menjadi poin plus dalam pekerjaan seorang personal asisten.
Nah, itulah ulasan tentang profesi personal asisten, mulai dari gambaran singkat, tugas personal asisten hingga jenjang karier personal asisten. Semoga bermanfaat! (jra)
